Graficul Gantt și utilitatea sa în planificarea afacerii

Se pune mare  accent, în ultima vreme, pe managementul proiectelor. Și este normal așa ținând cont de complexitatea acțiunilor/activităților pe care un management complet și competent o presupune în condițiile economice, tehnologice, legale și social-umane actuale.

Atunci când te avânți neînfricat în mediul antreprenorial, e bine sau chiar indicat să ai la îndemână câteva  ”instrumente” de lucru pe care managementul proiectelor ni le oferă cu generozitate.

Pentru început de drum, încă dinainte de debutul afacerii tale, îți va fi obligatoriu necesar ”un plan de bătaie”! Pentru realizarea și, mai ales, punerea în practică a unui ”plan de bataie” bun (singurul care îți va garanta, de altfel, și rezultatele dorite), avem la îndemână un ”instrument” simplu de planificare a cărui eficacitate a fost probată în repetate rânduri (cam de pe la 1917 încoace!).

Este vorba despre  Graficul sau Diagrama Gantt

Mulți dintre noi, antreprenori, ne percepem afacerea ca pe ”un copil” ce trebuie hrănit, educat, crescut și care, la un moment dat, prin rezultatele produse, ne va face mândri de ”munca” depusă.

Alți antreprenori vorbesc despre businessul lor ca despre ”un proiect de suflet” și poate, includerea acestui cuvânt – proiect, îi determină pe aceștia din urmă să aibă o abordare mai pragmatică asupra lucrurilor pe care doresc să le realizeze. Prin proiect vom înțelege o acțiune amplă sau un proces complex menit atingerii unui scop bine definit. Astfel, ca principale caracteristici ale proiectului avem: un obiectiv (care poate fi un bun produs, o cantitate de informații sau un rezultat de natură organizatorică), un ansamblu de activități/sarcini (corelate logic și tehnologic) și un proces (prin care se stabilesc intercondiționările dintre activități/sarcini și ordinea de realizare/execuție a acestora).

Așadar, avem o idee, un obiectiv (neapărat să fie SMART), o analiză a resurselor, acțiunilor și timpului de care avem nevoie pentru a demara proiectul nostru. Coordonata „timp” este esențială. Degeaba știu ce vreau să fac dacă nu știu când și în cât timp voi face ceea ce mi-am propus.

”Obiectivele  sunt vise cu termene limită”, spunea cineva și, într-adevăr, componenta „timp” e critică pentru orice afacere, proiect. Dacă nu ți-ai programat bine timpul, nu ți-ai programat, de fapt, nimic.

Fără a intra în prea multe detalii teoretice și tehnice, o diagramă Gantt propune mai multe modele de reprezentare grafică a unui program de activități care folosesc la planificarea, coordonarea și monitorizarea permanentă și reală a sarcinilor specifice pe care le avem de pus în practică și, foarte important, permite estimarea duratei în timp (început și sfârșit – realizare), resursele necesare și ordinea (logică, tehnologică) în care trebuie îndeplinite sarcinile.

Pentru construirea diagramei Gantt se recomandă parcurgerea următoarelor etape:

• definirea activităţilor necesare pentru implementarea proiectului;
• estimarea duratei fiecărei activităţi;
• ordonarea activităţilor într-o succesiune logică;
• marcarea grafică a succesiunii activităţilor cu ajutorul unor linii orizontale (aceste linii arată momentul începerii şi terminării fiecărei activităţi).

În funcție de dorințe, creativitate și posibilități, tabelele Gantt se pot realiza într-o manieră simplistă prin desenarea unui grafic pe o foaie de hârtie sau se pot utiliza variante mai complexe, de la întrebuințarea funcțiilor Excel-ului până la procurarea de software-uri speciale (de exemplu: Microsoft Project sau Primavera Project Planner, ACEProject, ActiveProject Project Management, LeadingProject, PlanWise Project Management, TargetProcess, Vertabase etc.).

Simplu, ilustrarea grafică a acestui instrument de planificare rezidă într-o matrice/ tabel cu două axe – X și Y; iarăși matematică elementară.

• Pe axa orizontală, se poziționează periodele de timp pe care se preconizează  a se realiza proiectul/ afacerea în unități de măsură distincte (ore, zile, săptămani, luni) și stabilite în urma analizei inițiale sau mai franc, durata estimată a unei activități.
• Pe axa verticală sunt reprezentate distinct toate sarcinile concret identificate ale proiectului sau lista activităților de efectuat. Fiecărei sarcini/ activități îi este alocat câte un rând și pot fi marcate printr-un număr sau nume. În partea stângă se marchează începutul preconizat pentru sarcina respectivă, iar pe partea/ marginea dreaptă sfârșitul prevăzut al sarcinii. Sarcinile propuse se pot dezvolta condițional, cronologic de la alte sarcini, concomitent, suprapus sau nu, din punct de vedere temporar.

În timp ce planul înaintează, matricea este actualizată prin încărcarea barelor pe o lungime potrivită cu procentul de sarcină îndeplinită. Simplu, o linie trasată vertical pentru data curentă a operațiunii. Sarcinile finalizate vor apărea total în partea stângă a liniei, cele în desfășurare întretăiate de linie, iar cele viitoare în dreapta. Sarcinile curente de pe linie, în funcție de locul de întrepătrundere cu linia, vor indica dacă există întârziere sau înaintare față de programare.

De asemenea, pentru oamenii cu care lucrezi la afacerea ta, fie ei angajați, asociați, colaboratori etc. sau pentru echipa de proiect este de mare ajutor ca, în dreptul sau deasupra fiecărei sarcini/activități, să fie trecuți cei responsabili de ducerea la bun sfârșit a acesteia.

Menționati în tabelul Gantt și evenimentele importante (critice) pentru afacere, proiect chiar dacă ele nu reprezintă o sarcină în sine.

Atunci când purcedeți la întocmirea diagramei Gantt, încercați să vă limitați la un numar rezonabil de sarcini( recomandat  nu mai mult de 15-20) astfel încât să încapă pe o pagină și să fie ușor de urmărit și interpretat. În situația unor proiecte mai complexe, se pot întocmi și diagrame subordonate care să cuprindă calendarul sarcinilor secundare care formează o sarcină principală.

Pot să apară ceva probleme și când sunt cerute sau necesare operații de reprogramare. Însăşi gestionarea şi urmărirea unei diagrame excesiv de detaliate se pot dovedi dificile.

Un alt punct slab al graficelor Gantt este faptul că acestea nu ne indică interdependenţa dintre sarcini/activităţi şi, astfel, nu putem să concluzionăm în ce fel sau grad o sarcină, rămasă, spre exemplu, în urma planificării sau decalată din alte cauze, le va afecta şi pe celelalte. În acest scop se folosesc diagramele PERT (Tehnica de Evaluare şi Analiză a Programului) sau CPM (Metoda Drumului Critic), Gantt-ul nefiind un grafic de reţea, rămâne o alternativă sau o completare la acestea două. În managementul proiectelor el apare, tocmai datorită simplităţii de reprezentare a succesiunii activităţilor prevăzute la implementarea unui proiect, drept un instrument necesar supervizării.

Prin urmare, diagrama sau graficul Gantt, ca unealtă de programare, are următoarele avantaje însemnate:

• este uşor de realizat/ trasat, urmărit şi interpretat;
• ilustrează limpede stadiul în care te afli la un moment dat;
• poate fi facil adaptată la o varietate largă de cerinţe de planificare şi modificată pentru a ilustra actualitatea datelor;
• ajută esenţialmente la rezolvarea temporală a sarcinilor şi la organizarea în timp; a trecut testul timpului şi folosului.

Revenind la utilitatea întocmirii tabelurilor Grantt ca unealtă de planificare a afacerilor noastre, dupa explicaţiile precedente, rostul ei este clar.

Avem de-a face cu un instrument calendaristic aproape clasic, o interfaţă accesibilă care permite oricui să estimeze durata, resursele şi ordinea sarcinilor/activităţilor, paşilor ce trebuie urmariţi, supraveghează progresul făcut şi ajută în luarea deciziilor de intervenţie/schimbare atunci când nu ne încadrăm în parametrii prevăzuţi, atrage permanent atenţia către etapele ce necesită, în continuare, execuţie, realizare şi ne avertizează la o observare şi o analiză mai atente a datelor la care au fost operate modificări în desfăşurarea activităţilor.

Fără previziune nu există rezultat, iar o planificare riguroasă aduce semnificativ rezultatul dorit mai aproape.

Graficul Gantt este unul dintre cele mai simple, valoroase şi larg utilizate unelte pentru planificare.

Folosiţi-o cu încredere!

[button_2 color=”teal” align=”center” href=”https://www.traininguri.ro/curs-management/”]Curs Management[/button_2]

[button_2 color=”teal” align=”center” href=”https://www.traininguri.ro/curs-acreditat-manager-proiect/”]Curs Manager de Proiect, București (intensiv)[/button_2]

[button_2 color=”teal” align=”center” href=”https://www.traininguri.ro/curs-acreditat-cnfpa-manager-de-proiect-weekend/”]Curs Manager de proiect, București (de weekend)[/button_2]

[button_2 color=”teal” align=”center” href=”https://www.traininguri.ro/curs-acreditat-expert-accesare-fonduri-europene/”]Curs Expert Accesare Fonduri Europene, București[/button_2]