În utlimii 20 de ani, România a beneficiat de diferite instrumente de finanțare externă datorită cărora a trebuit să își dezvolte, la nivel instituțional și sistemic, capacitatea de a scrie proiecte, de a le implementa și de a atinge rezultate concrete în perioade limitate de timp.

Cea mai mare provocare însă, a fost reprezentată de instrumentele structurale și de coeziune pe care România le-a avut la dispoziție începând cu anul 2007, după aderarea la Uniunea Europeană.

Fiind vorba despre reguli noi, cerințe de conformitate diferite, beneficiarul unei finanțări din instrumente structurale trebuie să își asigure un management al proiectului foarte bine gândit astfel încât să poată ajunge la rezultatele dorite în parametrii descriși în cererea de finanțare.

Același lucru este valabil și pentru mediul de business și inițiativele private. Fie că se adresează unui finanțator public sau privat (de tipul băncilor) un beneficiar privat trebuie să dezvolte un proiect și să se asigure că îl implementează cu succes, în condițiile și perioada de timp stabilită de finanțator.

Din aceste considerente, încă din faza de inițiere a ideii de proiect, beneficiarul finanțării trebuie să gândească și să planifice câteva etape esențiale pentru managementul proiectului.

O parte dintre acestea vizează, în mod obligatoriu, elementele abordate în conținutul acestui articol.

 [button link=”https://www.traininguri.ro/curs-acreditat-cnfpa-manager-de-proiect-weekend/” type=”big” color=”green” newwindow=”yes”] Curs MANAGER DE PROIECT ACREDITAT, Bucuresti[/button]

  1. a.      STABILIREA ECHIPEI DE IMPLEMENTARE A PROIECTULUI

Încă din faza de scriere a cererii de finanţare veţi fi puşi în situaţia de a defini echipa de implementare a proiectului. Chiar dacă în această etapă nu este obligatorie nominalizarea unor persoane cu responsabilităţi în echipa de proiect, trebuie definite rolurile de care aveţi nevoie şi atribuţiile detaliate pentru fiecare rol.

Stabilirea rolurilor

În general se recomandă ca o echipă de implementare a proiectului să includă persoane care să îndeplinească următoarele roluri:

1.      managerul de proiect: este recomandat ca manangerul de proiect să fie ales dintre persoanele care au contribuit la scrierea ideii de proiect, cunoaşte obiectivele şi rezultatele propuse şi are abilităţi manageriale de implementare a acestora; în cazul în care managerul de proiect este adus din afară sau nu cunoaşte proiectul care urmează să fie implementat, apare riscul unor întârzieri în implementare generate în primul rând de lipsa coeziunii echipei şi necunoaşterea ideii de proiect care trebuie implementată;

2.     responsabilul financiar: în această situaţie se recomandă includerea în echipa de proiect a unei persoane din departamentul financiar, deoarece, pe de o parte, angajaţii din aceste departamente deţin abilităţile necesare pentru îndeplinirea acestui rol, iar pe de altă parte, deţin şi atribuţiile necesare în acest domeniu. În cazul în care nu este posibilă includerea în echipa de proiect a unei persoane din departamentul financiar, selectaţi din departamentul dumneavoastră o persoană cu specializare în acest domeniu, dar este indicat stabilirea unui contact cât mai timpuriu al acestei persoane cu departamentul specializat din departamentul financiar pentru familiarizarea cu procedurile interne de lucru.

3.     responsabil tehnic: acest rol urmăreşte atragerea de persoane cu abilităţi şi cunoştinţe în domeniul achiziţiilor publice, organizare, logisitică, etc. Se recomandă ca pentru această poziţie să atrageţi o persoană cu specializare juridică sau tehnică.

Cele trei roluri prezentate mai sus sunt esenţiale pentru implementarea proiectului. Pe lângă acestea mai pot fi incluse roluri distincte în domeniul comunicării, relaţiilor publice, promovării, juridic. Alegerea acestor roluri se face de către dumneavoastră în funcţie de natura activităţilor pe care le implementaţi în proiect, cât şi de complexitatea acestora.

De asemenea, este important de reţinut că, pentru un singur rol – de exemplu cel financiar- puteţi nominaliza una sau mai multe persoane, cu condiţia să detaliaţi şi să distingeţi între atribuţiile fiecăreia. Alegerea numărului de persoane rămâne la latitudinea dumneavoastră dar justificarea trebuie să se bazeze pe complexitatea activităţilor din proiect şi volumul de muncă presupus pentru fiecare post din echipa de proiect.

Stabilirea fişelor de post

După primirea finanţării pentru ideea noastră de proiect, una din primele activităţi demarate constă în definirea fişelor de post pentru rolurile desmenate în echipa de proiect, conform cererii de finanţare.

Astfel, în calitate de manager de proiect, va trebui să parcurgeţi următorii paşi:

 

  1. b.     STABILIREA PROCEDURILOR DE MANAGEMENT DE PROIECT ŞI PROCESUL DE IMPLEMENTARE

În această etapă trebuie să utilizaţi cât mai mult analizele pe care le-aţi realizat în momentul elaborării cererii de finanţare, de tipul: arborele problemei, analiza obiectivelor, alegerea strategiei de implementare, planificarea activităţilor etc.

Astfel, pornind de la obiectivele pe care le aveţi incluse şi aprobate în cererea de finanţare şi a planului de activităţi care decurge din acestea, va trebui să realizaţi o serie de analize şi de planificări, astfel încât să vă asiguraţi că distribuirea resurselor şi metodele de implementare pe care le alegeţi sunt cele mai adecvate pentru atingerea indicatorilor.

Imediat după semnarea contractului de finanţare, în calitatea de manager de proiect, va trebui să organizaţi o şedinţă cu echipa de proiect şi să stabiliţi împreună următoarele elemente:

 

În funcţie de rezultatul acestor analize veţi stabili strategia exactă prin care veţi implementa proiectul: alegeţi metodele de implementare, resursele umane, planificaţi în timp fiecare activitate şi subactivitate.

De ce este importantă această analiză?


Care sunt riscurile care pot apărea şi cum le gestionez?

 

Elaborarea planului de management al proiectului

Următorul pas în implementarea proiectului va fi reprezentat de elaborarea unei proceduri specifice acestei etape în care vor fi stabilite în mod clar următoarele aspecte:

 

Fiecare dintre aceste etape presupune realizarea de analize și aplicarea de metode de analiză variate pentru a putea ajunge la un tablou de bord cât mai clar și cât mai relevant pentru proiectul dumneavoastră.

Ce este important de înțeles este faptul că fiecare pas realizat de dumneavoastră trebuie să se raporteze la nevoia/problema căreia vă adresați, la obiectivele pe care doriți să le atingeți, la timpul și resursele pe care le aveți la dispoziție.

 

Articol scris de

Ramona MOLDOVAN – Trainer Extreme Training

[button link=”https://www.traininguri.ro/curs-acreditat-cnfpa-manager-de-proiect-weekend/” type=”big” color=”green” newwindow=”yes”] Curs MANAGER DE PROIECT ACREDITAT, Bucuresti[/button]

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *

6 ebookuri extreme training

Descarcă gratuit 6 ebookuri in format PDF

Unde îți trimitem ebookurile?

Ce e-bookuri primesti?

Vezi informații confidentialitate prin click aici!

Vezi termeni și Condiții utilizare website Extreme Training prin click aici!