În utlimii 20 de ani, România a beneficiat de diferite instrumente de finanțare externă datorită cărora a trebuit să își dezvolte, la nivel instituțional și sistemic, capacitatea de a scrie proiecte, de a le implementa și de a atinge rezultate concrete în perioade limitate de timp. Cea mai mare provocare însă, a fost reprezentată de instrumentele structurale și de coeziune pe care România le-a avut la dispoziție începând cu anul 2007, după aderarea la Uniunea Europeană.

Cum asiguram managementul unui proiect

Fiind vorba despre reguli noi, cerințe de conformitate diferite, beneficiarul unei finanțări din instrumente structurale trebuie să își asigure un management al proiectului foarte bine gândit astfel încât să poată ajunge la rezultatele dorite în parametrii descriși în cererea de finanțare.

Același lucru este valabil și pentru mediul de business și inițiativele private. Fie că se adresează unui finanțator public sau privat (de tipul băncilor) un beneficiar privat trebuie să dezvolte un proiect și să se asigure că îl implementează cu succes, în condițiile și perioada de timp stabilită de finanțator.

Din aceste considerente, încă din faza de inițiere a ideii de proiect, beneficiarul finanțării trebuie să gândească și să planifice câteva etape esențiale pentru managementul proiectului.

O parte dintre acestea vizează, în mod obligatoriu, elementele abordate în conținutul acestui articol.

Stabilirea echipei de implementare a proiectului

Încă din faza de scriere a cererii de finanţare veţi fi puşi în situaţia de a defini echipa de implementare a proiectului. Chiar dacă în această etapă nu este obligatorie nominalizarea unor persoane cu responsabilităţi în echipa de proiect, trebuie definite rolurile de care aveţi nevoie şi atribuţiile detaliate pentru fiecare rol.

În general se recomandă ca o echipă de implementare a proiectului să includă persoane care să îndeplinească următoarele roluri:

Cele trei roluri prezentate mai sus sunt esenţiale pentru implementarea proiectului. Pe lângă acestea mai pot fi incluse roluri distincte în domeniul comunicării, relaţiilor publice, promovării, juridic. Alegerea acestor roluri se face de către dumneavoastră în funcţie de natura activităţilor pe care le implementaţi în proiect, cât şi de complexitatea acestora.

De asemenea, este important de reţinut că, pentru un singur rol – de exemplu cel financiar- puteţi nominaliza una sau mai multe persoane, cu condiţia să detaliaţi şi să distingeţi între atribuţiile fiecăreia. Alegerea numărului de persoane rămâne la latitudinea dumneavoastră dar justificarea trebuie să se bazeze pe complexitatea activităţilor din proiect şi volumul de muncă presupus pentru fiecare post din echipa de proiect.

Curs Manager de Proiect, București (intensiv)

Curs Manager de proiect, București (de weekend)

Curs Expert Accesare Fonduri Europene, București

După primirea finanţării pentru ideea noastră de proiect, una din primele activităţi demarate constă în definirea fişelor de post pentru rolurile desmenate în echipa de proiect, conform cererii de finanţare.

Astfel, în calitate de manager de proiect, va trebui să parcurgeţi următorii paşi:

Stabilirea procedurilor de management de proiect și procesul de implementare

În această etapă trebuie să utilizaţi cât mai mult analizele pe care le-aţi realizat în momentul elaborării cererii de finanţare, de tipul: arborele problemei, analiza obiectivelor, alegerea strategiei de implementare, planificarea activităţilor etc.

Astfel, pornind de la obiectivele pe care le aveţi incluse şi aprobate în cererea de finanţare şi de la planul de activităţi care decurge din acestea, va trebui să realizaţi o serie de analize şi de planificări, astfel încât să vă asiguraţi că distribuirea resurselor şi metodele de implementare pe care le alegeţi sunt cele mai adecvate pentru atingerea indicatorilor.

Imediat după semnarea contractului de finanţare, în calitatea de manager de proiect, va trebui să organizaţi o şedinţă cu echipa de proiect şi să stabiliţi împreună următoarele elemente:

A. Care sunt activităţile proiectului?

În funcţie de rezultatul acestor analize veţi stabili strategia exactă prin care veţi implementa proiectul: alegeţi metodele de implementare, resursele umane, planificaţi în timp fiecare activitate şi subactivitate.

De ce este importantă această analiză?
-Vă permite să vă estimaţi corect şi să alocaţi eficient resursele umane, materiale, tehnice, de timp;

-Vă permite să stabiliţi atribuţiile în cadrul echipei de implementare a proiectului;

-Permite stabilirea clară a responsabilităţilor în echipă şi evitarea suprapunerilor;

-Vă permite să identificaţi acele activităţi esenţiale pentru implementarea proiectului, astfel încât să alocaţi din timp resursele potrivite pentru implementarea acelor activităţi;

-Vă permite să estimaţi „drumul cel mai lung” şi „drumul cel mai scurt” pentru implementarea proiectului, printr-o analiză şi planificare riguroasă a activităţilor în timp.

Curs Manager de Proiect, București (intensiv)

Curs Manager de proiect, București (de weekend)

Curs Expert Accesare Fonduri Europene, București

B. Care sunt riscurile care pot apărea și cum le gestionez?

C. Elaborarea planului de management al proiectului

Următorul pas în implementarea proiectului va fi reprezentat de elaborarea unei proceduri specifice acestei etape în care vor fi stabilite în mod clar următoarele aspecte:

Fiecare dintre aceste etape presupune realizarea de analize și aplicarea de metode de analiză variate pentru a putea ajunge la un tablou de bord cât mai clar și cât mai relevant pentru proiectul dumneavoastră.

 

Articol scris de:
Ramona Moldovan
Trainer Extreme Training

Aria de expertiză: Management de Proiect, Accesare fonduri europene

 

Dacă doriți să aflați mai multe despre etapele esențiale ale administrării proiectelor, vă recomandăm să participați la cursul de management de proiect organizat de către Extreme Training. Cursul este acreditat de către Autoritatea Națională pentru Calificări pentru ocupația Manager de Proiect.

Curs Manager de Proiect, București (intensiv)

Curs Manager de proiect, București (de weekend)

Curs Expert Accesare Fonduri Europene, București

Un răspuns

  1. Chiar puteti sustine cu argumente ca orice om de rind poate accesa fonduri europene sau ele se duc la membrii partidului de guvernamint?!

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *

6 ebookuri extreme training

Descarcă gratuit 6 ebookuri in format PDF

Unde îți trimitem ebookurile?

Ce e-bookuri primesti?

Vezi informații confidentialitate prin click aici!

Vezi termeni și Condiții utilizare website Extreme Training prin click aici!