Fisa Postului

Anul acesta v-am obișnuit să vă prezentăm mai multe proceduri pe baza cărora se pot desfășura procese specifice unui departament de resurse umane performant și profesionist. Tuturor ne este familiară percepția referitoare la rolul procedurilor într-o organizație și probabil auziți și dumneavoastră aceste comentarii în cadrul firmei de la colegi sau manageri.

Pentru mine, existența unui plan flexibil repetabil în activitatea mea de consultant și trainer în domeniul resurselor umane reprezintă un avantaj extraordinar.

Îmi sunt neprietenoase exprimările de tipul: ,,Știm noi cum să facem!”, ,,Am idei, de ce să le mai pun și pe hârtie?”, ,,Degeaba avem proceduri pentru că oricum nu le aplicăm” etc. În cadrul tuturor cursurilor de resurse umane se dezvoltă un modul legat de structura și realizarea unei fișe de post. Și ținând cont de cât de important este acest document atât din punctul de vedere al legislației, cât mai ales din punctul de vedere al derulării tuturor celorlalte activități de resurse umane din companie, m-am decis ca acest articol să trateze importanța și rolul fișei de post într-o organizație.

În acest fel, promisiunea făcută de mine multor cursanți pe parcursul acestui an se transformă în realitate: a venit timpul să ne ocupăm cu maximă seriozitate de acest document simplu, dar extrem de important pentru orice angajat din România, indiferent de forma de organizare (instituție publică, organizație privată, ONG-uri, asociații etc.).

Vă propun o procedură simplă de Analiza postului pe care o puteți adapta la modul vostru real de lucru din firmă/ organizație.

Procedura Analiza postului pentru a redacta corect Fisa postului:

SCOPUL PROCEDURII

Stabilește activitățile ce trebuie derulate pentru colectarea, analiza și organizarea datelor cu privire la conținutul unui post în scopul de a redacta fişe de post și de a obține informații necesare proceselor  de: recrutare internă sau externă, selecție – indiferent de metodă, instruire, evaluare a posturilor și apreciere periodică  a performanței angajaților.

DOMENIUL DE APLICARE

   Procedura se aplică pentru toate posturile din cadrul companiei/ organizației.

   Procedura se utilizează:

• atunci când se înființează un post nou, indiferent de departament/ echipă/ secție/ compartiment;
• atunci când au loc modificări ale conținutului și/ sau naturii posturilor ca urmare a unor reorganizări, retehnologizări, certificări, schimbări legislative, proceduri, activități;
• atunci când se solicită în mod justificat reanalizarea de către managerul direct sau salariat.

DEFINIȚII ȘI ABREVIERI

CAP – Chestionarul de Analiză a Postului

AP – analiza postului

DRU – departament Resurse Umane

OG – organigrama generală

FP – fișa de post

MD – manager departament

Post – ansamblu de activități,sarcini și responsabilități alocate unei poziții din structura organizației.

Analiza postului – procesul de descriere și înregistrare a scopului unui post, a responsabilităților și activităților pe care le presupune acesta, a condițiilor de lucru și a competentelor, cunoștințelor și abilităților necesare.

Fișa postului – document intern, oficial în cadrul companiei care definește modul de raportare, responsabilitățile principale, cerințele postului, resursele alocate.

Specificația postului – document intern, oficial în cadrul companiei în care sunt specificate condiţiile de studii, calificare, instruiri, experienţă, competenţe şi atribute personale cerute deţinătorului de post pentru îndeplinirea corespunzătoare a responsabilităților postului.

DOCUMENTE DE REFERINȚĂ

• Regulamentul de organizare și funcționare (ROF)
• Organigrama companiei
• Chestionarul de analiză a postului / Interviul de analiza postului / Raportul realizat de către consultant/ angajat RU în urma utilizării metodei ,,observării” – în funcție de metoda selecționată de către cei menționați anterior
• Fișa de post existentă sau revizia anterioară dacă analiza postului vizează un post deja existent, urmând să se realizeze revizia postului (revizia 1, revizia 2 ș.a.m.d.)
• Proceduri de lucru, instrucțiuni specifice postului vizat
• Orice alte înregistrări ce conțin date şi informații referitoare la postul asupra căruia se realizează analiza
• Standardul ocupațional  pentru funcția respectivă dacă acesta există și descrierile aferente funcției în COR (codul ocupațiilor din România)

DATE DE INTRARE

• Chestionar de analiză a postului / Formularul de intervievare / Descrierea modului în care se va implementa metoda observării activității angajatului/ angajaților
• Structura standard a fișei de post

ACȚIUNI ȘI METODE DE IMPLEMENTARE

Fluxul activităților/ etapelor procesului:

*Observație: vom prezenta mai jos etapele comune acestui proces indiferent de metoda utilizată și vom diferenția etapele specifice fiecărei metode.

Etapele comune:

• DRU identifică necesitatea efectuării analizei postului la sesizarea managerului de departament, a angajatului/ angajaților sau din motive obiective la nivel operațional.
• DRU și managerii stabilesc complexitatea procesului de analiza postului – se va desfășura pentru unul sau mai multe posturi dintr-un departament sau se va desfășura la nivelul întregii organizații.
• DRU și managerul de departament stabilesc metodele procesului de analiza postului realizând un grafic în timp cu toate activitățile ce se vor desfășura, cu riscurile aferente și soluțiile posibile reducerii efectelor acestor riscuri.
• DRU și managerul de departament stabilesc costurile directe și indirecte ale acestui proces în funcție de câți angajați sunt implicați în proces și în funcție de intervenția unui consultant RU (sursă externă).
• DRU anunță angajații implicați referitor la: scopul real al analizei postului, obiectivele SMART, metodele utilizate, durata procesului, rezultate urmărite și implicarea fiecărei persoane.

În funcție de metoda utilizată urmează etapele specifice:

• DRU multiplică chestionarele de analiza postului (CAP-uri) sau le  transmite pe e-mail angajaților implicați; aceste chestionare vor putea fi completate  de către angajați atât în format hârtie, cât și în format electronic, în funcție de postul vizat și de abilitățile de comunicare în scris ale ocupanților acestuia.
• Anagajații completează CAP-urile și le transmit departamentului de resurse umane.
• MRU sau IRU vor redacta noua fișă de post (numită și revizia fișei de post) și o vor trimite managerului de departament în vederea aprobării conținutului acestuia.
• DRU redactează propunerea finală  de FP.
• Fișa de post printată în două exemplare este discutată cu angajații care ocupă postul respectiv; dacă aceștia agrează conținutul acestui document, îl vor semna după ce reprezentantul legal al firmei îl va semna anterior angajaților.

Sau

• Managerul sau Inspectorul de resurse umane se va întalni cu angajații ale căror posturi vor fi analizate si utilizând întrebările stabilite pentru interviul de analiza postului, vor derula întâlnirea prestabilită.
• Răspunsurile vor fi înregistrate de către MRU sau IRU.
• MRU sau IRU vor redacta noua fișă de post (numită și revizia fișei de post) și o vor trimite managerului de departament în vederea aprobării conținutului acestuia; înainte, FP este supusă analizei și altor persoane responsabile din firmă (reprezentantul SSM, PM, alți manageri, director general etc.); se va ține cont și de alte documente în care se face referire la acest post, dar și la legislația aplicabilă în domeniul de activitate a postului.
• DRU redactează propunerea finală de FP.
• Fișa de post printată în două exemplare este discutată cu angajatul care ocupă postul respectiv; dacă acesta agrează conținutul acestui document, îl va semna după ce reprezentantul legal al firmei îl va semna anterior angajatului.

Sau

• Managerul sau Inspectorul de resurse umane va observa munca angajaților și va completa rapoartele aferente.
• Observațiile  vor fi înregistrate de către MRU sau IRU într-un raport cronometrând și durata acestor activități; timpii aferenți vor fi și ei înregistrați, la fel și documentele, instrumentele, softurile utilizate.
• MRU sau IRU vor redacta noua fișă de post (numită și revizia fișei de post) și o vor trimite managerului de departament în vederea aprobării conținutului acestuia.
• DRU redactează propunerea finală de FP.
• Fișa de post printată în două exemplare este discutată cu angajatul care ocupă postul respectiv; dacă acesta agrează conținutul acestui document, îl va semna după ce reprezentantul legal al firmei îl va semna anterior angajatului.

PENTRU o mai mare corectitudine a modului în care se desfășoară acest proces vă recomand aplicarea a minim două metode în paralel deoarece, prin observare, puteți fotografia aspecte noi, nedescrise de către angajați în interviu sau CAP; prin interviu veți putea confirma corectitudinea informațiillor din CAP sau de la observarea muncii.

DATE DE IEȘIRE

Fișele de post revizuite – una pentru angajat, una rămâne la dosarul personal al acestuia.

Scris de Manuela Trușcă – trainer Extreme Training

,,În copilărie am visat să devin MEDIC, să fiu alături de oameni, să-i susțin în atingerea imposibilului, să aduc speranța în viața lor. Să fie mai frumoși, mai buni în ceea ce fac, să se oglindească în ochii semenilor și să zâmbească fericiți, multumiți de imaginea reflectată… Am atins parțial acest vis, ,,rețetele mele” sunt ideile pe care le dezvolt în curs, ,,medicamentele” sunt informațiile pe care cei din sală le primesc cu multă plăcere, instrumentele mele sunt laptopul, videoproiectorul, flipchartul, markerul. Și mă mândresc cu faptul că am sute de ,,pacienți” multumiți . Aceștia sunt manageri de companii, manageri de departamente, angajații departamentelor de resurse umane și toți cei care doresc să-și construiască o carieră în domeniul resurselor umane.”